MEMPERMUDAH DALAM KERJA MS.EXCEL

FUNGSI DALAM EXCEL

Untuk menuliskan fungsi dalam suatu sel, pertama-tama, tekan '=' lalu tuliskan fungsi nya lalu tulis argumennya dengan diapit tanda kurung. Contoh :

=SUM( 16,14,1 0)          menjumlahkan angka 16, 14,dan 10

=SUM(A2,A3,A4)           menjumlahkan isi sel A2, A3, dan A4

=SUM(A2:A4)                menjumlahkan data dalam range A2 sampai A4

=SUM(A2/3,A2*5)          menjumlahkan isi sel A2 dibagi 3, dan A2 dikali 5

Menggunakan Fungsi

Sebagai contoh, buatlah lembar kerja sebagai berikut pada sheet2:

Untuk menghitung total unit, dapat digunakan fungsi dengan beberapa cara berikut :

1.    Penggunaan fungsi secara manual

a.     Pilih sel untuk menempatkan penghitungan, yaitu sel C I I.

b.    Ketik fungsi dan argument yang diinginkan, yaitu =SUM(C4:C9).

c.     T ekan ENTER.

2.    Memilih argumen fungsi melalui mouse

a.    Pilih sel untuk menempatkan penghitunganm yaitu sel C I I, ketikkan fungsi =SUM(

b.     Block sel yang akan dihitung, yaitu dari sel C4 hingga sel C9

c.    T ekan ENTER

3.    Pemakaian tool bar paste function

a.     Pilih sel untuk menempatkan penghitunganm yaitu sel C I I

b.    Klik tombol function wizard pada tool bar standard

c.     Pada pilihan select a category, pilih Math & Trig. Pad a kotak select a function, pilih fungsi SUM, lalu pilih OK.

d.    Selanjutnya, akan muncul kotak dialog berikut

e.    Pada isian Numberl, tentukan range data yang akan dijumlahkan, yaitu dari C4:C9(penentuan range ini lebih mudah dilakukan dengan menyorot sel C4 sampai C9 dengan mouse)

f.      Pilih OK

Fungsi-fungsi Dasar
Beberapa fungsi matematika yang sering digunakan :

Fungsi	Keterangan
ABS	Menghasilkan harga mutlak dari suatu bilangan.   à  ABS(number)
AVERAGE	Menghitung rata-rata dalam suatu range.   à AVERAGE(number1,number2,...)
COUNT	Menghitung banyak data yang tidak kosong dalam suatu range (untuk data angka).   à COUNT(value1,value2,...)
INT	Membulatkan angka ke bawah ke bilangan bulat terdekat.   à INT(number)
MAX	Menghitung nilai terbesar dalam suatu range.  à MAX(number1,number2,...)
MIN	Menghitung nilai terkecil dalam suatu range.  à MIN(number1,number2,...)
MOD	Menghasilkan nilai sisa dari pembagian dua bilangan.  à MOD(number,divisor)
RANK	Menghasilkan posisi tingkatan dari bilangan tertentu dari sekumpulan bilangan.  à RANK(number,ref,order)
ROUND	Membulatkan suatu bilangan yang argumennya ditunjukkan oleh tempat desimal yang ditentukan.  à  ROUND(number,num_digits)
SQRT	Menghasilkan akar kuadrat positif dari suatu bilangan.  à SQRT(number)
STDEV	Meneari simpangan baku dalam range berdasarkan sample data.  à STDEV(number1,number2,...)
SUM	Menjumlahkan data dalam range.  à SUM(number1,number2, ...)
VAR	Meneari nilai variansi dalam range.  à VAR(number1,number2,...)

Beberapa fungsi teks yang sering digunakan

Fungsi	Keterangan
LEFT	Mengambil karakter mulai dari kiri sebanyak n karakter dari suatu teks  à LEFT(text,num_chars)
MID	Mengambil karakter mulai dari karakter ke m sebanyak n huruf. à MID(text,start_num,num_chars)
RIGHT	Mengambil karakter dari kanan sebanyak n huruf dari suatu teks. à RIGHT(text,num_chars)
UPPER	Mengubah karakter dalam teks menjadi huruf capital.  à UPPER(text)
LOWER	Mengubah karakter dalam teks menjadi huruf keeil.  à LOWER(text)
COUNTA	Menghitung banyak data yang tidak kosong dalam suatu range (untuk data teks). à COUNTA(value1,value2,...)

Fungsi Logika

Digunakan untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan bernilai benar atau salah. Fungsi yang dapat digunakan adalah IF, OR, AND, dan NOT.

Bentuk umum :

IF(ekspresi logika, perintah jika benar, perintah jika salah)

Contoh: 

1 kondisi:

IF(NILAI>=60;"LULUS";"GAGAL")

artinya, jika NILAI >= 60, maka sel akan diisi "LULUS", jika tidak maka sel akan diisi "GAGAL". 

2 kondisi:

IF(NILAI<50;"GAGAL"; IF(NILAI<60;"PERBAIKAN";"LULUS"))

artinya jika NILAI <50, maka sel akan diisi teks "GAGAL" jika 50 <= NILAI <60, maka sel akan diisi teks "PERBAIKAN" jika NILAI>60, maka sel akan diisi teks "LULUS" 

Contoh fungsi logika di Excel:

Fungsi	Keterangan
IF	Memeriksa ekspresi logika dan memberikan nilai tertentu jika benar atau salah. à =IF(ekspresi logika,nilai benar, nilai salah)
OR	Menghasilkan nilai salah jika semua argumen salah. à =OR( ekspresi I, ekspresi 2, ... )
AND	Menghasilkan nilai benar jika semua argumen benar. à  =AND(ekspresi I, ekspresi 2, ... )

  Fungsi Tanggal Dan Waktu

Digunakan untuk memroses data berupa tanggal. Agar data tanggal dapat dilakukan penghitungan, maka setiap tanggal harus diwakili dengan angka, di Excel disebut sebagai angka seri tanggal yang dimulai dari I Januari 1900 (Windows) atau I Januari 1904 (Macintosh) sebagai dasar penghitungan.

Jenis fungsi tanggal :

Fungsi	Keterangan
DATE	Menampilkan tanggal untuk penghitungan. =DA TE(tahun bu/an,tanggal)
TODAY	Menampilkan tanggal sistem yang ada di komputer. =TODAYO tanpa argumen
YEAR, MONTH, DAY	Menghasilkan nilai angka tahun, angka bulan, dan angka hari dari suatu tanggal. =YEAR(tanggal), MONTH(tanggal), DAY(tanggal)
DATEVALUE	Mengubah tanggal dalam data teks menjadi nilai seri tanggal. =DA TEVALUE(teks tanggal) contoh DATEVALUE("2/23/2006'') = 38771
WEEKDAY	Menampilkan angka urutan hari dalam minggu. = WEEKDAY(tangga/)

Jenis fungsi Waktu  :

Fungsi	Keterangan
TIME	Menampilkan waktu. =TlMEljam, menit, detik)
NOW	Menampilkan tanggal dan waktu sistem yang ada di komputer = NOWO tanpa argumen
HOUR, MINUTE, SECOND	Menghasilkan nilai angka jam, angka menit, dan angka detik dari suatu data waktu, =HOUR(waktu), =MINUTE(waktu), =SECOND(waktu)
TIMEVALUE	Mengubah waktu dalam data teks menjadi nilai seri waktu. =T1MEVALUE(teks waktu) contoh: TIMEVALUE("OO:OO'') = 0 TIMEVALUE("06:00'') = 0.25 TIM EVALUE(" 12:00'') = 0.5

FUNGSI PEMBACAAN TABEL

Digunakan untuk membaca tabel yang disusunn secara horisontal (HLOOKUP) dan vertikal (VLOOKUP)

rumusnya :

HLOOKUP(sel kunci, range tabel acuan, no.indeks baris)

VLOOKUP(sel kunci, range tabel acuan, no.indeks kolom)

GRAFIK DALAM EXCEL

Membuat Grafik

1.     Grafik dapat ditampilkan dengan dua cara penempatan, yaitu ditempatkan bersama-sama dengan data laporan yang dibuat pada lembar kerja, atau dapat pula dibuat terpisah namun masih dalam buku kerja yang sama, sehingga grafik dapat dicetak secara terpisah

2.    Sebagai contoh, buatlah lembar kerja berikut pada sheets (untuk menambah sheet, klik kanan pada tab sheet di bawah workspace, kemudian pilih insert, lalu klik OK):

3.     Untuk membuat grafik pada lembar kerja, dilakukan dengan langkah

4.     Range yang akan dibuat grafiknya diblok, yaitu B6:G 14. Range data yang dipilih dapat berupa datanya saja atau bisa pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya.

5.     Pilih tombol tool bar chart wizard untuk membuka kotak dialog chart wizard: chart type seperti gambar berikut

6.       Pilih jenis grafik yang diinginkan dari kotak daftar chart type dan pilih juga sub-type grafik dari chart sub-type.

7.       Klik tombol Next untuk membuka kotak dialog chart wizard: chart source data seperti pada gam bar XX :

Pada kotak isian Data range, tentukanlah range data yang akan dibuat grafiknya. Karena sudah di blok sebelumnya, maka secara otomatis rang tersebut sudah terisi

8.       Klik tombol Next> untuk menampilkan kotak dialog chart wizard: chart options seperti pada gambar XX

Judul grafik, dengan memilih tab Titles, isilah :

Chart title: ketikkan "Laporan Jumlah Pegawai"

Category (X) axis: ketik judul sumbu X "Golongan Pegawai"

Value (Y) axis: ketik judul sumbu Y "Orang"

·         Garis skala, degan mengklik tab Gridlines untuk menambahkan garis bantu skala untuk sumbu x atau sumbu y.

·         Tab Legend, untuk mengaktifkan keterangan grafik berikut lokasi penempatannya

·         Tab Data Labels, untuk menentukan jenis label yang diinginkan.

·         Tab Data Table, untukmenampilkan table lembar kerja ke dalam grafik.

9.       Klik tombol Next> untuk menampilkan dialog chart wizard: chart location seperti pada gam bar XX :

10.    Klik tombol Finish, chart langsung terbentuk seperti pada gambar XX